Proje Yönetimi, bir projeyi ve kaynaklarını planlayıp organize etmeye odaklanır. Proje Yönetimi;

• Tüm proje sürecinin tanımlanması ve yönetilmesi
• Kullanıcı odaklı tasarıma uyarlanması
• Proje ekibinin belirlenmesi
• Ve bu ekibin, proje tamamlanana kadar tüm aşamalarda etkin bir şekilde yönlendirilmesi gibi süreçleri kapsamaktadır.

Proje Yönetiminin Değeri:

Doğru bir proje yönetimi sayesinde; hedef kitlenin tüm görev ve amaçları desteklenirken, projeye dair tüm vizyon ve hedeflerin de gerçekleşmesi sağlanır. Aynı zamanda elinizdeki kaynakları etkin ve verimli bir şekilde kullanarak, olası riskleri de önlemiş olursunuz.

İyi bir proje yönetimi; ekip üyelerinin kendi sorumluluklarını anlayabilmesine yardımcı olurken, projenin belirlenen bütçe ve zamanlama dahilinde tamamlanabilmesi için herkesin ihtiyaç duyduğu programı sunarak, beklentileri karşılamaktadır.

Proje Yönetimi Kapsamındaki Alanlar:

Ekip Kurmak ve İletişime Teşvik Etmek:

Ekibinizin büyüklüğü ve ihtiyaç duyduğunuz görevler, projenizin büyüklüğüne bağlı olarak değişim göstermektedir. Ekip üyelerinizin bir ya da birden fazla görevi yerine getirebileceği ihtimalini mutlaka göz önünde bulundurmalısınız.

Ekibin büyüklüğü ne olursa olur, aralarındaki iş birliği ve iletişim şeklini tanımlamak oldukça önemlidir. Bunun için de aşağıdakiler ele alınmalıdır:

Planlı / düzenli toplantılar

Ekibin resmiyet düzeyi

Toplantı modeli (yüz yüze, sanal, her ikisi de)

Dökümanlarla nasıl çalışılacağı ve paylaşımın nasıl olacağı

Dökümanların depolanması ve sürüm denetimi

Karar ve onaylar için iş akışı

Proje Süreci ve Evreleri, Projenin Kullanıcı Odaklı Tasarım Prensipleriyle Bütünleşmesi:

Projeler genellikle belirli evrelere ayrılır. Her evre; yapılması gereken işi ve bu işe dahil olması gereken kişileri belirler. Genelde bir evrenin tamamlanmış sayılabilmesi için, belli başlı süreçlerin bitirilip teslim edilmiş olması gerekmektedir. Bazı proje ekipleri, tüm evreleri birbiriyle çakıştırarak hızlı kontrol sistemi uygulamayı da tercih edebilmektedir.

Proje süreci; projenin başlangıç ve bitişini tanımlayarak, tüm evrelerini temsil etmektedir. Proje sürecinde ele alınan ilk evre, ‘0. Adım’ olarak tanımlanır. Bu adım genellikle projenin kavramsallaştırılıp görselleştirilmesi süreçlerini kapsamaktadır. Proje Yönetimi Enstitüsü’ne göre, proje yönetim süreci genellikle dört ya da beş evreden oluşmaktadır. Ancak bazı projelerde bu rakam daha fazla olabilmektedir.

En çok tercih edilen proje süreci yaklaşımları Waterfall ve Agile’dir. Seçeceğiniz yaklaşım ne olursa olsun, projenize kullanıcı odaklı tasarım (UCD) yöntemlerini dahil etmeniz gerekecektir. 

İleri seviyede kullanıcı odaklı tasarım süreci, aşağıdakileri adımları kapsamaktadır:

• PLANLAMA
• VERİLERİN TOPLANMASI ve ANALİZİ
• İÇERİK OLUŞTURMA
• SİSTEM PROTOTİPLERİNİN TASARLANMASI ve GELİŞTİRİLMESİ
• TEST AŞAMASI

Proje Planı ve Faaliyet Sözleşmesi:

Projenizi tanımlarken; proje süresince bir referans niteliği taşıyacak, ekibinizin peşinen onaylayacağı bir proje planınızın olması önemlidir. Planınızın ana hatlarını oluştururken, kullanıcı odaklı tasarım yöntem ve metodolojisini de dahil etmeyi unutmamalısınız.

Çoğu proje planı, ana hatlarıyla aşağıdakilerden oluşmaktadır:

• Amaçlar
• Gereksinimleri ortaya çıkaracak olan kapsam
• Kullanılacak teknoloji, bütçe, ekip görev ve sorumluluklarını da kapsayan kaynaklar
• Program
• Varsayımlar
• Bağlılıklar
• Risk değerlendirmesi ve yönetim planı
• Değişim kontrolü planı

Proje planınız sonunda, ekibinizin ihtiyaçlarına bağlı olarak bir faaliyet sözleşmesi hazırlayabilirsiniz. Faaliyet sözleşmesi genellikle proje sponsorunun, proje planında belirlenmiş olan ekip tarafından yapılacak olan işi onayladıklarına dair imzalarının bulunduğu tek sayfalık bir belgeden oluşmaktadır.

Başarılı ekiplerin, süreç içerisinde gerçekleşebilecek durumlara karşı anlayışlı olmaları ve uyum sağlayabilmeleri gerektiğini unutmayın. Proje planı, projeye dair öngörülerinizi resmileştirerek, proje süresince gerçekleşebilecek olası değişiklikler hakkında da bilgi sahibi olmanızı sağlar.

Program Hazırlamak:

Program, proje yönetiminin önemli parçalarından biridir. Çünkü proje ilerledikçe ne kadar gelişme kaydettiğinizi ölçümlemenizi, ekip üyelerinizin tüm projeye ne kadar uyum sağladığını ve sorumluluklarını ne kadar yerine getirdiklerini görmenizi sağlar.

Programlar; proje sürecinin belirli aşama ve temas noktalarına ayrılmasını sağlayarak, neler yapılması gerektiğini ve hangi işin, kimin sorumluluğunda olduğunu da tanımlamaktadır.

---

Referanslar:

Questions to Ask at Kick-Off Meetings

The Project Management Institute A Guide to Project Management Body of Knowledge

Russ Unger and Carolyn Chandler’s A Project Guide to UX Design: For User Experience Designers in the Field or in the Making (2nd Edition)

Project Management Basics Presentation